Ironisk nok er tidsstyring et problem som påvirker alle, men som ingen har tid til å håndtere. Det er imidlertid verdt å vie litt oppmerksomhet til å analysere hvordan vi brenner tiden vår og om det er mulig å organisere oss bedre. Å administrere tid på jobben for å være mer effektiv er mulig, men problemet må tas opp aktivt.
Det er ingen tvil om at tiden går. Og jo mer tid som går uten å organisere oss bedre, jo mer taper vi, og med det, energi og muligheter. Derfor er det viktig å analysere arbeidsdagen vår for å forstå om det er nødvendig å gjøre endringer .
21 tips for å administrere tiden på jobben og bli mer effektiv
Tidsstyring er et komplekst problem som spenner fra økende produktivitet til balanse mellom jobb og familieliv . Målet er å unngå utbrenthet, skape gode vaner og sette seg langsiktige mål. Planlegging og prioritering er hemmeligheten til å gjenvinne kontrollen over vår tid og våre liv uavhengig av vårt yrke. . Jory MacKay tilbyr 21 strategier for bedre tidsstyring.
Å forstå hvor vår tid slutter
Å administrere tid betyr ikke å bli fanget av angst eller frykt for å miste den. Snarere handler det om å forstå fordelene med klokere bruk som MacKay forklarer. Fra dette kommer den første gruppen med strategier og råd:
1. Forstå at å administrere tid er en viktig sak. Som vi sa handler det ikke om å være redd for å kaste bort tid, men om å forstå fordelene med riktig ledelse.
2. Vær realistisk: Hvor mye arbeid kan du faktisk få gjort på en dag? Vi kan tenke på tid bare som en ressurs som vi trenger i større mengder, men å ha mer tid betyr ikke nødvendigvis å være mer produktiv. Den beste måten å administrere det på er å planlegge hva du skal jobbe med og når.
3. Finn ut hvor tidslekkasjen oppstår. Jo mer du forstår flyten i arbeidsdagen, jo mer vil innsatsen din påvirke den generelle ledelsen.
4. Sett deg daglige mål og ta i bruk sporingssystemer som hjelper deg å forstå hvordan du bruker tiden din. Når du har en helhetlig visjon, kan du begynne å endre dagen din.
5. Lag en motiverende morgenrutine. En god rutine når du våkner forbereder oss på en produktiv arbeidsdag: det er et positivt løft som følger oss til kvelden.
6. Avslutt multitasking . Forskning bekrefter dette: det er umulig for et menneske å konsentrere seg om mer enn én oppgave om gangen. Hvis du opplever at du mister konsentrasjonen, stopp og skriv ned tankene dine før du går tilbake til hovedoppgaven.
Prioriter den viktigste delen av arbeidet og deleger resten
Når vi forstår hvor tiden vår går, må vi bestemme hva vi skal dedikere den til (og ikke). Av denne grunn anbefaler MacKay oss å:
7. Identifiser hastearbeid. Å forstå hva som krever umiddelbar oppmerksomhet og hva som ikke er viktig eller presserende hjelper oss med å sette en gjennomtenkt kalender.
8. Når du har etablert dine prioriteringer, vær kategorisk . Velg hovedmålene dine og fokuser på dem.
9. Bruk 30X-regelen til å delegere noen oppgaver . Det er Rory Vaden-regelen: bruk 30 ganger tiden det tar å fullføre en oppgave for å lære noen andre å gjøre det. Å ta seg tid til å lære en annen person og deretter delegere vil spare oss 1100 minutter i året . Eller som Vaden sier, en 733% økning i ROTI (Return on Time Invested).
10. Hent ordet nei fra vokabularet ditt . Ifølge en artikkel publisert av University of Chicago, å si at jeg ikke gjør det i stedet for at jeg ikke kan gjøre det, lar det oss mye lettere frigjøre oss fra uønskede forpliktelser.
Etabler en funksjonell dagsplan
Når de første er ferdige
11. Sette timeplaner ikke tidsfrister . Mackay låner her råd om James Clear . I stedet for å jage en deadline (og deretter føle deg frustrert hvis du til slutt ikke klarer å holde deg i tide), sett deg et meningsfylt mål og definer et veikart.
12. Lag planer basert på tid og ikke aktiviteter . Bryt opp utfordrende oppgaver i økter av kvantifiserbar varighet. Ved å organisere dagen i brøkdeler av tid i stedet for oppgaver kan vi begynne å administrere timeplanen vår basert på en kjent dato (eller forpliktelse).
En kalender er noe endelig. En dag inneholder bare et visst antall timer. Dette faktum blir klart i det øyeblikket vi prøver å passe et urealistisk antall ting inn i et begrenset rom.
-Peter Bregman-
13. Planlegg for pauser og hvileperioder. Vi trenger tid til å hvile og vi må akseptere at det blir forstyrrelser. Å ikke ta hensyn til dette betyr å jobbe på en kaotisk måte. Uventede hendelser eksisterer og kroppen vår advarer oss når det er på tide å ta en pause. Hvis vi ikke legger igjen en margin, kan vi plutselig se planene våre kollapse.
14. Skill il maker tid dal leder tid . Det er lett å fylle tiden med rutineoppgaver og ikke gi nok plass til meningsfylt arbeid. En ting er Gjøre en annen er administrere .
15. Batched aktiviteter gjennom uken. Grupper lignende aktiviteter sammen og dra nytte av momentumet som kommer av å starte en jobb. Bruk Newtons første lov om bevegelse på produktivitet: et objekt i bevegelse fortsetter sin bevegelse.
Bruk plass til å administrere tiden på jobben på en mer motiverende måte
Kalender og tidsplan er ikke de eneste tidsstyringsverktøyene vi har. Mackay foreslår noen strategier å bruke på kontoret som kan påvirke måten vi jobber på.
16. Prøv metoden popcorn for å låse opp tid. Å endre arbeidsplassen din i løpet av dagen kan være en god måte å opprettholde motivasjonen og produktiviteten på. Dette er teknikken foreslått av Joel Runyon, og den fungerer slik:
- Skriv ned alle arbeidsforpliktelsene dine for dagen på et stykke papir.
- Del denne listen i tre like deler eller partier (se punkt 15).
- Velg tre forskjellige stasjoner for hver arbeidsbatch.
17. Arbeid etter den energiske rytmen til kroppen din. Organiser arbeidet ditt på den mest funksjonelle måten for deg. Ikke bare tenk på tidsstyring, men også på energi .
Beskytt tiden din
Det vil aldri være mangel på situasjoner som vil prøve å oppta tiden din. Tiden må beskyttes for å unngå å bruke den feil. Mackay gir følgende råd.
18. Bruk strategisk latskap til å jobbe med de riktige tingene . Konseptet strategisk latskap innebærer å prioritere viktige jobber og oppgaver og tillate deg selv litt latskap for de som er mindre viktige.
Ingenting er mindre produktivt enn å effektivt gjøre det som ikke bør gjøres i det hele tatt.
-Peter Drucker-
19. Forsvar automatisk din ikke-omsettelige tid. Det er viktig å sørge for at arbeid som krever konsentrasjon fortsetter uten problemer og avbrudd. For dette er det viktig å unngå distraksjoner. Det finnes verktøy som lar deg kommunisere med andre automatisk når du ikke er tilgjengelig. Alternativt kan du finne en måte å kommunisere at du er fokusert og ikke ønsker å bli forstyrret.
20. Bruk Ivy Lee-metoden for å avslutte dagen godt. Ivy Lee anbefaler en enkel fem-trinns daglig rutine for maksimal produktivitet.
- På slutten av hver arbeidsdag skriver du ned de seks viktigste tingene du må ta fatt på dagen etter. Ikke skriv mer enn seks oppgaver.
- Ordne disse seks elementene i rekkefølge etter viktighet.
- Neste dag, fokus på din første jobb. Fullfør dette før du går videre til den andre.
- Fortsett med resten av listen på samme måte. På slutten av dagen flytter du de uferdige oppgavene til listen for neste dag.
- Gjenta denne prosessen hver arbeidsdag.
21. Ikke glem fordelene med fritid. Å administrere tid handler ikke bare om å jobbe. For å finne en balanse i arbeidslivet som holder oss friske og lykkelige, må vi huske tiden vi har til hvile, fritid og sosialisering .
Bedre tid på jobben: en mulig utfordring
Å administrere tid på jobben og være mer produktiv er en utfordring innenfor alles rekkevidde . Vi må imidlertid stoppe opp og tenke på hva vi gjør, hvordan vi gjør det og hva vi egentlig ønsker å oppnå. Å gjøre betyr ikke nødvendigvis å jobbe eller fullføre.
Dediker derfor den nødvendige tiden til å studere rutinen din og omplanlegge aktivitetene dine. Med disse indikasjonene vil det være lettere å organisere arbeids- eller studiedagen og oppnå bedre resultater.
